視訊會議簽到規定

文：陳健豪律師

• 三級警戒禁止群聚，「董事會」和「股東會」該怎麼開？

受到COVID-19之影響，許多台灣企業目前採取遠距辦公或分流出勤之措施，以避免發生群聚感染的效應。不過，此等措施帶來的衝擊即是公司人員將無法如往常一樣面對面地完成公司事務。

在這樣的狀態下，是否會衍生《公司法》之相關法遵風險？特別是公司應該如何合法地完成會議？以下即彙整公司在疫情下的會議召集過程中可能面臨的《公司法》問題，並提供相關分析說明，以供各公司參考。

議事錄之記載問題

• 董事會議事錄是否需要全體出席董事之簽名？

依《公司法》第207條第1項，董事會之議事應作成董事會議事錄。而依《公司法》第207條第2項準用第183條，董事會議事錄僅需要主席簽名或蓋章。因此就「議事錄」本身而言，只需要主席（通常為董事長）之簽名或蓋章即可。

而除了議事錄之外，一般公司均另會備置「簽名簿」供出席董事簽名。就此，如董事會屬於非面對面進行會議之情況，董事是否仍需於簽名簿上簽名？以下區分狀況說明之：

（1）視訊會議

由於以視訊方式出席董事會之董事現實上仍然未親臨董事會現場，因此解釋上該董事並無法於簽名簿中簽名。就此，目前實務上之作法是由公司在「議事錄」中記明該董事以視訊方式出席董事會，並再於「簽名簿」中該董事之簽名欄位註記「以視訊方式出席會議」，以替代該董事之簽名。

（2）書面行使表決權而不實際集會

以書面行使表決權即表示董事會根本未實際集會，因此自然不存在簽名簿，從而不會有出席董事是否應簽名之問題。但議事錄中，仍應明確記明該次董事會是以書面方式行使表決權而未實際集會。

附帶說明，依《公司法》第183條規定，股東會應製作議事錄，但議事錄內並不需要記載出席股東之姓名（一般而言僅會記載出席股權之總數，以確認是否符合《公司法》規定之股東會定足數門檻）。另外，股東會通常亦會備置「簽名簿」供出席股東簽名，但如董事會之說明，未親臨股東會現場之股東本無法於簽名簿中簽名，因此公司僅需按照實際狀況記載於簽名簿中即可（例如股東以視訊方式出席股東會、股東以書面或電子方式行使表決權等）。

• 議事錄之簽名可否使用電子簽名？

由於疫情之影響，公司可能實施分流出勤，導致本應於文件上簽名之人無法在短時間內完成手寫簽名。此時為縮短時程，公司可能會採用電子簽名之方式，使需要簽名之人可立即於線上就特定文件完成簽名。

而如前所述，不論是董事會議事錄或股東會議事錄，《公司法》均要求主席應於其上簽名或蓋章。於此產生之疑問即為：董事會或股東會之主席可否於會後以電子簽名之方式完成簽名？

就此，由於電子簽名為本人透過電子設備（例如滑鼠、觸控筆、觸控板等）完成之簽名，與手寫簽名之差別僅在於簽名工具不同而已，因此理論上只要電子簽名確實是本人所簽，其便應具有與手寫簽名相同之效力。

然而，目前主管機關對於簽名之方式仍持較為保守之態度，普遍不承認電子簽名之效力。因此，針對議事錄上主席之簽名方式，建議仍應採取手寫簽名之方式為之，或者蓋用主席印章取代簽名（如議事錄為辦理公司變更登記事項時之應備文件者，尤應注意）。

延後召集會議之相關問題

• 董事、監察人任期屆滿應如何改選？

由於董事、監察人原則上是透過股東會決議選任，因此股東會若因疫情影響而無法召集時，即可能導致董事、監察人任期屆滿但仍無法改選之問題。

就此，依《公司法》第195條第2項及第217條第2項規定，董事、監察人任期屆滿而不及改選時，延長其執行職務至改選董事、監察人就任時為止。因此，公司若因疫情影響而無法召集股東會改選董事、監察人時，董事、監察人仍可繼續執行職務，直至公司於疫情趨緩後召集股東會選任出新任董事、監察人並就任為止。

附帶說明，若公司是由單一法人股東組織者，依《公司法》第128條之1第4項規定，董事、監察人即是由單一法人股東指派，因此不生無法召集股東會改選董事、監察人之問題。

• 財務表冊無法送股東會決議承認之效果為何？

依《公司法》第20條第1項、第228條第1項及第230條第1項規定，董事會應於每會計年度終了後編造財務表冊，並提出於股東常會請求承認（《公司法》第20條第1項亦有相同意旨之規定）。如未依規定提出，依《公司法》第20條第5項規定，公司負責人會被處新臺幣1萬元以上5萬元以下罰鍰。

不過，依據經濟部2021年5月20日之新聞稿說明，目前公司如因疫情影響而無法召集股東常會，得自行延期召開，不會受主管機關裁罰。因此，公司如因疫情延期召開股東常會，勢必亦會連帶影響財務表冊之承認時間。

就此，對於公司產生的主要影響如下：

• 公司無法執行盈餘分派或虧損撥補

盈餘分派或虧損撥補議案屬於應經股東常會決議承認之議案，因此在股東常會決議承認前尚不生效力，從而公司亦無法執行盈餘分派或虧損撥補。

• 董事及監察人之責任不解除

依據《公司法》第231條規定，如財務表冊未經股東常會決議承認，董事及監察人之責任即不會解除（所謂「責任解除」之範圍，依據最高法院95年度台上字第1942號民事判決，解釋上限於向股東常會提出之會計表冊所揭載事項或自此等表冊得知悉之事項）。

附帶說明，若公司是由單一法人股東組織者，依《公司法》第128條之1第1項規定，股東會職權由董事會行使。而在董事會會議原本即可透過視訊會議進行之現行規定下，理論上單一法人股東組織之公司因疫情之影響無法如期召集會議，導致延後承認財務表冊之時間之情況，應不多見。

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責任編輯：丁肇九
核稿編輯：翁世航

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奧迪嚴選原廠中古車優勢二：安心

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奧迪嚴選原廠中古車優勢三：透明

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奧迪嚴選中古車作樣板，讓鍾愛即刻成真、更顯從容餘裕

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